仕事が遅い人はメールの書き方を工夫して仕事を進める方が良いことを理解すべき

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仕事が遅い人はメールの書き方を工夫して仕事を進める方が良いことを理解すべき

仕事が遅い人はメールの書き方を工夫して仕事を進める方が良いことを理解すべき理由

仕事が遅い人はメールの書き方を工夫して仕事を進める方が良いことを理解すべき理由は、メールをダラダラとやり取りしてミスを増やすより、1件1件決められた時間内にメールを書いた方が、1日の仕事時間は短くなるからです。そもそも仕事が遅くて迷惑をかけている人に「仕事を早くしろ!」と言うことは矛盾しています。私はこれまでいろいろな仕事を与えておいて、できないと言う人が非常に苦手です。

なぜなら、依頼された仕事がきちんとできない人は必ずや遅れを取るからです。 メールのやりとりでも、完了(決済)処理をしてから次の仕事を依頼する方が、他の仕事に取り組める時間が増えますので、自分の仕事に集中できるからです。

仕事の時間にはタイムラグがあり、そのタイムラグを埋めるために、他の仕事を整理したり、電話をかけたりしなくてはなりません。しかし、実際にメールをレスポンスが遅いのには理由があるはずです。

例えば、営業の場合なら、見込み客との電話のやりとりが多い場合は、そこで時間が取られてしまい、メールでの発信が遅れてしてしまうという理由があります。

仕事が遅い人はメールの書き方を工夫して仕事を進める方が良いことを理解すべきという考え方のメリット

仕事が遅い人はメールの書き方を工夫して仕事を進める方が良いことを理解すべきという考え方のメリットは、メールの読み手がいるということを忘れないで内容を考えるということです。この文章を書く意図は相手の気持ちを想像することですから、メールの内容も同じなのです。メールで仕事がなかなか捗らない時には仕事を進めやすくするために工夫すれば良いという点を思い出してください。

メールの書き方を工夫すると確かに早く仕事を仕上げることができますし、もし仮にミスがあってもコミュニケーションに差が出ないというメリットもあります。メールでミスしないように気を遣って仕事をするとかえって時間がかかってしまうケースがあります。

効率的に仕事ができることを考えるようにすれば、メールの書き方で悩まないですむでしょう。では具体的にどのような工夫をすれば良いのかというと、とにかく自分がメールを送った時に返事を書きたいと思われる内容の文面を考えることが大切です。

相手がどんな人なのかを考えれば、すぐに自分に対する返信が必要になるメールを作成できるはずです。注意しなければならないのは1人で完結するような内容のメールを作ることです。

返信を求めるのは次のメールということになりますが、あまり具体的に返信を求めている内容だと相手に失礼になるからです。

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