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仕事が遅い人は、メールの整理・管理を徹底しよう
仕事が遅い人
仕事が遅い人は、メールの整理や管理を徹底すべき理由は、顧客対応を遅らせてはいけないからです。そうしなければ、顧客から「信用できない会社」と思われてしまいます。メールが一斉配信のみという状況であれば、事前に社員に「確認してほしいことは、何か」「メールの内容は何なのか」といった確認をするように呼びかけておくとよいでしょう。
また、メールだけでなく連絡の仕方まで確認して改善策を行うことが大切です。電話対応とは、社内の人間と顧客が直接、電話で会話をすることです。
自分の連絡ミスでお客様を怒らせてしまったり、誤解を招くような内容が書かれたメールが送られていたりすることもあります。もし電話をしたにもかかわらず、話を上手に通してくれないお客様であれば、電話をしないほうがよいかもしれません。
社外の顧客対応は、原則、営業担当が社内の人間を指名して電話で行うべきです。メールではなく、電話のほうが適切な要件を明確に伝えられると考える営業担当者もいます。
ですが、お客様にとっては、「電話は苦手」「若い相手にはつい遠慮してしまう」と考える方もいらっしゃるのです。電話対応の際には、次のように注意しましょう。
仕事が遅い人
仕事が遅い人は、メールの整理や管理を徹底すべきという考え方のポイントは、次の3つです。メールを送信する前によく考える ・重要なメールは、個別に返信をするように気を付ける ・仕事の報告メールは必ず時間を確保して行う ・事務連絡・お願いメールはすぐに返信する すぐに返信するように意識することで、タスクをこなしている感覚がたまらなく大切な作業です。少しでも後回しにしてしまうと、取り返しのつかないことになりかねません。
この意識を日頃から持っていよう。そして、仕事をするうえで、大切なことの1つが、事前の段取りです。これは社会人としての基本であるといえます。
メールや電話の回数を減らそうとすると、最終的に取引先や上司の負担が増える場合があるので注意が必要です。相手や会社の時間を守ることも大切なことです。仕事をうまく進めようと思ったら、まず自分が仕事をするときは、早めに終わらせることができるように、要領よくスケジュールを組んでおくとよいです。仕事を早く終わらせるには、スケジュールを組んで計画的に行えるとよいです。
仕事が遅い人
仕事が遅い人は、メールの整理や管理を徹底すべきという考え方のメリットは、以下の4点です。 ◆頭の回転スピードが上がる 誰かとメールのやり取りをしているときに、「どう返信したらいいだろう?」と考えつつ、メールの返信を書いていると、なかなかメールの送信には至りません。そんなときに、素早く返信する習慣を身につけていれば、すぐにメールに対する返信ができるので、気持ちの面、時間の面、両方の面で余裕が生まれます。
相手の時間を無駄にせず、自分の返信も短時間で終えられるので、効率よく仕事ができるようになるのです。 ◆返信を仕事に役立てることができる メールが書けるようになれば、その作業スピードは必然的に上がります。
そのため、仕事の内容についても、メールの返信にともなって整理することができます。こうすることで、仕事全体の生産性が上がるのです。
◆メールにまとめられないことについての考えを整理して、解決することができる 「明日までに調べて回答します」といったように、メールで回答できない内容があるケースはよくあります。そんなときに、まとまった時間がないとメールを送れないと、期限ぎりぎりまで放置されて、結局納期が遅れてしまいます。
